Come organizzare un viaggio fai da te dall’inizio alla fine!

Sognate di organizzarvi da soli le prossime vacanze ma non sapete come fare? Ecco il post che fa per voi 😉! Vi illustrerò il mio metodo, collaudato e perfezionato in anni di esperienza, che vi permetterà di organizzare un viaggio fai da te dall’inizio alla fine. Se seguite le mie indicazioni riuscirete a crearvi un itinerario su misura e a fare tutte le prenotazioni necessarie senza scordare nulla, un step by step, insomma!

Come organizzare un viaggio fai da te: le premesse.

Vi dico fin da subito che non sarà facile ma se ci prendete gusto diventerà il vostro passatempo preferito, una droga, sì perché organizzare viaggi crea dipendenza 😅!

Non è facile perché dovrete pensare a tutto, anche agli imprevisti, e prima di prenotare dovrete organizzare tutto e tenere la contabilità dei costi per capire se, tirando le somme, il viaggio pensato rientra nel vostro budget. Tutto ciò implica una notevole perdita di tempo (l’esperienza vi renderà più veloci) e non esagero dicendovi che per organizzare un viaggio di 15 giorni potrebbe servirvi anche 1 mese di lavoro!

Non avete voglia o tempo per sbattervi in questo modo? Potete affidarvi a me e ai miei servizi di Travel Designer 😉. Farò tutto il lavoro al posto vostro! Ecco cosa posso fare per voi 👉🏻 tutti i miei servizi.

In caso contrario, armatevi di pazienza e andiamo a vedere tutti gli step 😉!

Come organizzare un viaggio fai da te: l’inizio.

1. La scelta della meta

“Dove vado?” questa è la prima domanda a cui dovete rispondere! L’ideale sarebbe avere budget illimitato, una destinazione in mente e potersi prendere le ferie nel periodo più adatto ma… purtroppo non è sempre così!

Su che basi si sceglie la destinazione delle proprie vacanze?

• preferenze personali: mare o montagna? caldo o freddo? città o natura? relax o avventura?
• periodo dell’anno: non tutte le mete sono adatte a qualsiasi mese dell’anno! Ecco alcuni esempi:
  • andare ai Caraibi nel periodo degli uragani o nel sud-est asiatico durante il periodo dei monsoni potrebbe essere economico ma il maltempo potrebbe rovinarvi il viaggio!
  • volete vedere l’aurora boreale in Islanda? dovete informarvi su qual è la stagione giusta!
• budget: tutti noi comuni mortali abbiamo un budget annuo dedicato ai viaggi. In base al periodo di ferie ci sono mete più economiche e mete più costose, quando scegliamo la destinazione dobbiamo tenerne conto!

Consiglio per i principianti! Cominciate ad organizzare viaggi fai da te semplici, in zone in cui non è “complicato muoversi”: Italia o Europa. Organizzate magari un weekend usando i mezzi pubblici e poi incrementate la difficoltà passando ad organizzare una settimana con noleggio auto. Quando avrete preso confidenza con le varie prenotazioni allora sarete pronti per avventurarvi anche negli altri continenti dove troverete problematiche completamente diverse ma ormai avrete l’esperienza per gestirle 😉.

Il mio primo viaggio fai da te è stato a Malta: Malta itinerario di 9 giorni usando i mezzi pubblici

2. Consultate il sito Viaggiare Sicuri

Dopo aver scelto la vostra destinazione aprite la pagina di Viaggiare Sicuri, il sito della Farnesina. Digitate sulla barra di ricerca il Paese in cui volete andare e leggete con attenzione tutto quello che c’è scritto!

Troverete per prima cosa gli aggiornamenti riguardanti il Covid e i documenti che vengono richiesti per l’ingresso nel Paese (certificato vaccinale, tampone pre partenza, etc…). Seguono poi gli avvisi su situazioni di emergenza ed eventuali raccomandazioni a non andare nel Paese. Cliccando alla voce “documenti di viaggio”, invece, troverete la lista dei documenti richiesti per l’ingresso nel Paese ivi comprese eventuali vaccinazioni obbligatorie.

3. I documenti di viaggio

In Italia e in Europa vi basta avere la Carta d’Identità in corso di validità, controllate che sia valida per l’espatrio! Per quanto riguarda la patente di guida va benissimo quella che usate in Italia.

Se andate in un Paese Extraeuropeo dovete informarvi perché ogni stato ha le sue regole. Nella maggior parte dei casi vi verrà chiesto il Passaporto con almeno 6 mesi di validità residua e il Visto d’Ingresso. In alcuni Paesi, a causa di situazioni sanitarie particolari, potrebbe essere richiesta una o più vaccinazioni obbligatorie. Inoltre, se prevedete di prendere un’auto a noleggio, quasi sicuramente avrete bisogno di una Patente Internazionale.

Ultima cosa: alcuni stati mettono delle restrizioni ai viaggiatori che sul passaporto hanno i timbri di determinati Paesi, controllate di essere in regola.

Consiglio: tenete sotto controllo le date di scadenza dei vostri documenti e andate a rinnovarli con largo anticipo. Purtroppo la burocrazia italiana ha tempi biblici e potreste trovarvi a rinunciare ad un viaggio perché vi mancano i documenti 😤!

4. L’assicurazione viaggio

Ripetete assieme a me: “stipulare un’assicurazione viaggio è indispensabile”! Sì esatto, questa non è una spesa opzionale. Come sceglierla? In base al tipo di viaggio che dovete fare e a quanto e come viaggiate nell’arco dell’anno.

LEGGETE ANCHE: Assicurazione di Viaggio come scegliere la migliore

Fate un solo viaggio all’anno? Acquistate l’assicurazione viaggio singolo che è valida dalla data di partenza alla data di rientro a casa e che vi tutela in un determinato Paese.

Nell’arco dell’anno fate almeno 2 viaggi di durata superiore alla settimana più qualche weekend? Allora, vi conviene acquistare un’assicurazione annua pluriviaggio perché è più conveniente. L’unica cosa che dovete scegliere al momento della stipula è la data di inizio della polizza (non è obbligatorio che sia il 1 gennaio) e l’area geografica: Europa o Mondo.

Assicurazioni ce ne sono tantissime e prima di acquistarla dovete leggete per bene il “Contratto di Assicurazione” che generalmente è consultabile in versione pdf dal sito della compagnia assicurativa.

Insomma, se acquistate un’assicurazione viaggio per la prima volta è una giungla! Quello che vi consiglio di fare è costruirvi una tabella comparativa e per ogni compagnia assicurativa vi scrivete, oltre al prezzo, tutte le condizioni di contratto. Se fate così avrete a colpo d’occhio tutte le differenze e sarà più facile scegliere quella più idonea al vostro/i viaggio/i. Se avete dubbi, prima di acquistare la polizza chiamate o, meglio, mandate una email al servizio clienti che sicuramente vi chiariranno i dubbi.

Le principali compagnie assicurative che propongono polizze viaggio sono: Columbus Assicurazioni, Heymondo, Allianz Global Assistance, Europe Assistance e World Nomads.

Ho un regalo per voi! Uno sconto del 10% sull’assicurazione Heymondo, una delle migliori assicurazioni di viaggio sul mercato. Cosa aspettate?! Cliccate qui sotto e dateci un occhio 😉!

Come organizzare un viaggio fai da te: la creazione dell’itinerario

Questa è la parte di studio e, se fatta bene, è la parte che vi porta via più tempo. Vediamo come procedere nel modo corretto e senza tralasciare nulla 😉!

Raccolta delle informazioni

Le informazioni le potete raccogliere su:

• guide di viaggio (Lonely Planet, Routard, Guide Touring Club, etc…);
• siti ufficiali delle varie destinazioni;
• blog di viaggio.

Io di solito mi lascio ispirare dai blog di viaggio per scegliere la destinazione e quando ho deciso la meta acquisto la Lonely Planet! A mano a mano che la leggo incremento e verifico le informazioni consultando i siti ufficiali ed, infine, ritorno ai blog di viaggio per cercare qualche esperienza particolare ed insolita da fare.

LEGGETE ANCHE: Guide di Viaggio: come scegliere quella giusta!

Lo studio tappa per tappa

Prendete la guida che avete scelto e mettetevi a fianco carta e penna (o aprite Excel se vi trovate meglio). Il vostro viaggio potrebbe prevedere degli itinerari cittadini, delle visite a parchi con magari dei trekking annessi oppure semplicemente delle giornate di relax. Per non lasciare nulla al caso tutto va organizzato a dovere.

Studio degli itinerari cittadini

In cima al foglio scrivete il nome della città e di seguito l’elenco di tutto ciò che vi piacerebbe fare e vedere. Informatevi se esistono delle card o dei biglietti cumulativi che vi permettono di risparmiare qualcosa, poi in corrispondenza di ogni attrazione scrivete:

• quanto costa (verificate sul sito ufficiale);
• quali sono gli orari di apertura e se c’è un giorno di chiusura;
• se serve la prenotazione e con quanto anticipo farla;
• quanto tempo vi serve per la visita (se pensate vi servano 30 minuti calcolatene 45)
• con che mezzo si raggiunge (piedi o numero di bus)

Aprite Google Maps e inserite in una mappa le varie attrazioni di quella città avrete così un quadro visivo della situazione. In base alle tempistiche e agli orari di apertura che vi siete precedentemente segnati adesso riuscirete a creare senza sforzo un itinerario con senso logico. Lo scopo è quello di ottimizzare i tempi e vedere più cose possibili nel poco tempo che avete a disposizione di conseguenza meno tempo perdete a spostarvi meglio sarà!

A questo punto sarete anche in grado di definire quanti giorni vi servono per visitare quella città, scrivetelo in corrispondenza del nome della località.

Studio delle visite ai parchi che prevedono escursioni

La tecnica è la stessa usata per lo studio degli itinerari cittadini. La prima cosa da capire è se il parco che volete visitare è ad ingresso libero, ovvero se potete accedervi a qualsiasi ora ed in qualsiasi giorno dell’anno, oppure se è ad ingresso programmato. In quest’ultimo caso dovete informarvi su:

• costo d’ingresso;
• orario d’ingresso e giorni di chiusura;
• se si entra solo con visita guidata informatevi su costi, durata e quanto tempo prima bisogna prenotarla.

Se prevedete di fare dei trekking dovete decidere che sentieri percorrere e capire quanti giorni dedicare alla visita. Quando avete deciso, anche in questo caso, scrivete a fianco al nome del parco il numero di giorni da dedicargli.

LEGGETE ANCHE: Escursioni in montagna: come organizzarsi al meglio!

Assemblaggio finale

Ci siamo! Se il vostro viaggio include una singola città o un singolo parco il vostro lavoro è praticamente finito altrimenti ci sono altri due step.

Prendete il foglio dove avete scritto le singole tappe del viaggio, bene, aprite Google Maps e create una mappa inserendo tutte quelle tappe. Adesso che le avete visive sulla mappa mettetele in ordine andando a creare un itinerario di senso logico.

Decidete come spostarvi tra una tappa e l’altra:

• treno e/o mezzi pubblici;
• auto: partite con la vostra o dovete prenderne una a noleggio?
• aereo: vi basta il volo a/r dall’Italia o vi servono anche dei voli interni?

Quando avete deciso scrivete su un foglio il “riassunto” di tutto facendo un elenco dettagliato:

• che volo a/r dovete prenotare e in che date oppure, se partite in auto da casa, quanti km e quanto tempo ci mettete a raggiungere la prima tappa del vostro viaggio;
• per ogni tappa:
  • quanti giorni/ore servono per la visita;
  • quanti giorni soggiornerete in ciascuna città e in che zona sarete più comodi;
  • con che mezzo raggiungerete la tappa successiva;
  • quanti km e in quanto tempo raggiungerete la tappa successiva.

Complimenti! Il vostro itinerario è pronto. Adesso sapete quanti giorni vi servono per il vostro viaggio e avete anche tutte le informazioni necessarie per fare le varie prenotazioni (volo, alberghi, auto, etc…).

Calcolo del costo del viaggio

Sì perché finora avete solo “studiato” e messo insieme tutte le informazioni ma prima di prenotare probabilmente dovete capire se “ve lo potete permettere”. Magari si potessero avere fondi illimitati 😅!

Per capire quanto costa il vostro viaggio dovete prendere alla mano il vostro “riassunto” e cominciare a fare tutte le simulazioni di acquisto e prendere nota dei vari costi. Ecco cosa non deve sfuggirvi:

• costo del volo a/r + eventuali voli interni, traghetti, bus di lunga percorrenza;
• costo dei soggiorni;
• costo del noleggio auto;
• costo del carburante: la formula è n. totale km / consumo al litro dell’auto x costo carburante in loco;
• costo dei pedaggi stradali, passaggi ponti o trafori;
• pasti: la formula è spesa presunta giornaliera x n. giorni di viaggio;
• costo delle attività e delle visite;
• costo dell’assicurazione viaggio;
• eventuali spese per documenti (visti, patente internazionale, passaporto da rinnovare);
• extra: ipotizzate una cifra per eventuali souvenirs o imprevisti.

Sommate il tutto et voilà! Itinerario e costo del viaggio saranno sotto ai vostri occhi!

Le tempistiche non coincidono con i giorni che avete di ferie? Il budget è troppo elevato? Cercate di adattare l’itinerario alle vostre esigenze togliendo tappe o cercando, dove possibile, di ridurre i costi. In alternativa cambiate meta e ricominciate daccapo!

Consiglio: anche se l’itinerario appena studiato non dovesse andar bene, tenetelo “nel cassetto”, lo troverete pronto per quando potrete realizzarlo 😊!

Come organizzare un viaggio fai da te: le principali prenotazioni.

Prenotazione del volo

Prenotare il volo e soprattutto trovarlo il più economico possibile è l’obiettivo di qualsiasi viaggiatore fai da te 😅! Per molti di noi smanettare su Skyscanner e ipotizzare voli nelle località più disparate è quasi un passatempo ma è anche il modo migliore per capire come funziona l’altalena dei prezzi dei voli.

Le “regole” generali per risparmiare sono:

• per i voli intercontinentali la prenotazioni va fatta tra i 6 e gli 8 mesi precedenti alla partenza;
• per i voli nazionali ed europei si trovano sempre prezzi abbordabili ma se partite in “alta stagione” vi consiglio di prenotare tra i 4 e i 3 mesi precedenti la partenza;
• scegliete partenze infrasettimanali, costano generalmente meno di quelle nei weekend;
• scegliete le tariffe economy e acquistate gli eventuali bagagli a parte, vi costerà meno della tariffa che già li include;
• scegliete gli orari “scomodi”: voli con scali lunghi o voli con partenza notturna in genere costano molto meno degli altri;
• non sempre il diretto costa meno dei voli con scali!

Una volta scelto il volo Skyscanner vi offre una serie di siti che vendono quel volo. Molto spesso acquistarli tramite intermediari (Gotogate, Vologratis, etc…) costa meno ma in caso di problemi (e ultimamente ce ne sono parecchi 😅) non sempre siete seguiti a dovere! Il mio consiglio è usare Skyscanner per capire quali compagnie aeree offrono le tariffe migliori e poi entrare nel sito ufficiale di quelle compagnie per la prenotazione.

Quando confrontate i voli per scegliere il più conveniente fate la simulazione completa, inserendo anche gli eventuali bagagli aggiuntivi in modo da avere la tariffa finale.

Prenotazione dell’auto a noleggio

Qui si entra in una giungla e se non siete esperti dovete fare attenzione a determinate “clausole” presenti sul contratto per non trovare brutte sorprese. Essendo l’argomento molto delicato e con numerose parti da trattare ho preferito scrivervi un articolo specifico 😉. In questo articolo vi spiego dove cercare la vostra auto e tutte le inclusioni/esclusioni a cui prestare maggior attenzione, ma vi do anche qualche consiglio su come risparmiare!

LEGGETE ANCHE: Noleggio auto: consigli e trucchi per risparmiare

Prenotazione degli alloggi

Io personalmente mi trovo molto bene con Booking anche perché più prenoti e più aumenta il tuo livello Genius e questo da accesso a sconti, prezzi dedicati, offerte speciali, etc… Per mia esperienza personale non ho mai avuto problemi e quando li ho avuti (2 volte da quando lo utilizzo) li hanno risolti egregiamente e in tempi brevi.

Quanto tempo prima prenotare? Dipende dalla vostra destinazione. Potrebbe essere necessario prenotare 7-8 mesi prima, 2-3 mesi prima oppure addirittura potreste poter prenotare giorno per giorno in base a come evolve il vostro on the road. Se prenotate con diversi mesi di anticipo vi consiglio di scegliere l’opzione della cancellazione gratuita anche se avete un’assicurazione viaggio.

Prenotazione delle attività e dei biglietti d’ingresso

Durante la stesura del vostro programma di viaggio avevate preso nota delle varie attrazioni e attività da fare in loco. Vi avevo consigliato di segnarvi tutte quelle che necessitavano di una prenotazione anticipata e di fare una lista scrivendo le varie scadenze. Prendete quella lista e nel periodo idoneo effettuate le prenotazioni.

Ci sono attività che vanno prenotate per forza di cose dal sito ufficiale mentre altre possono essere prenotate tramite intermediari. La differenza? Molte volte prenotando sul sito ufficiale non si ha diritto al rimborso in caso di cancellazione se, invece, prenotate tramite un intermediario avrete lo stesso servizio allo stesso costo ma con il vantaggio di poter cancellare senza alcuna penale fino a 24h prima.

Se decidete di affidarvi ad un intermediario vi consiglio Civitatis, sono affidabili e propongono, oltre a numerose attività in tutto il mondo, anche i free tour di qualche ora nelle principali città europee.

Come organizzare un viaggio fai da te: preparare la valigia

E’ quasi giunto il momento della partenza. Avete preparato il vostro programma di viaggio e avete prenotato tutto ciò che vi serviva a questo punto non vi resta che preparare la valigia!

Preparare la valigia è un’arte e anche questa si affinerà con l’esperienza 😅! Da trolley megagalattici passerete a trolley più piccoli oppure condivisi con i vostri compagni di viaggio per risparmiare sul bagaglio in stiva. Comincerete ad ottimizzare gli spazi e talvolta utilizzare gli zaini come bagaglio a mano, potreste arrivare al punto di riuscire a viaggiare 2 settimane con il solo bagaglio a mano e in questo caso avete tutta la mia stima 😉!

Se partite da casa con la vostra auto non avete grossi problemi, basta vedere il meteo e decidere cosa mettere in valigia, volete portare qualcosa in più? no problem!

Le cose cambiano quando dovete prendere un volo, in questo caso dovete vedere sul sito della compagnia aerea le dimensioni massime ammesse ed il peso massimo consentito dei bagagli sia in stiva che a mano.

Consiglio: acquistate un pesa-valige in modo da pesare il vostro bagaglio prima di arrivare in aeroporto ed eventualmente aggiustare il tiro a casa. Se il peso massimo consentito è 15 kg fate in modo di restare sui 12 kg così avrete del peso extra per i souvenir che acquisterete in loco 😉!

I segreti “ristringi-bagaglio” sono:

• acquistate un bagaglio (valigia o zaino) che vuoto sia il più leggero possibile;
• portarsi lo stretto necessario e acquistare in loco il superfluo;
• mettere in valigia più abbigliamento tecnico possibile perché:
  • un pantalone tecnico è meno voluminoso di un jeans;
  • una felpa tecnica è meno pesante di una normale;
  • sono facili da arrotolare e nello stesso spazio ce ne stanno di più;
  • potete portarne di meno perché durante il viaggio sarà facile lavarli in hotel e farli asciugare nell’arco di una notte;
  • un kway/mantella occupa meno spazio di un ombrello.
• sfruttate la “borsa da donna” che anche Ryanair permette di portare gratuitamente a bordo! Prendetela della dimensione massima consentita e riempitela all’inverosimile 😅. Io di solito ci metto dentro fotocamera, videocamera, Lonely Planet, quaderno degli appunti, occhiali, farmaci, documenti, cellulare, carica batterie, 1 paio di mutante, 1 paio di calzini, il pesa-valigie;
• sfruttate il vostro corpo. Sì esatto! Se ce la fate indossate qualcosa in più, ad esempio, se partite a luglio ma siete diretti in Patagonia tenete con voi il giubbetto pesante così non occuperà spazio in valigia.

Come gestire gli imprevisti in viaggio

Gli imprevisti capitano, potrebbero essere di minima entità oppure complicati da gestire. Una cosa è sicura, se il viaggio è stato organizzato fai da te dovete essere pronti a gestire l’eventuale imprevisto.

Per prevenire furti e aggressioni vi consiglio di tenere gli occhi aperti, di non abbassare mai la guardia e di evitare certi quartieri in certi orari (informatevi prima di partire). Tenete il denaro contante e le carte di credito in più posti (portafoglio, tasca interna di un pantalone, nella valigia che rimane in hotel, etc…) in questo modo se vi rubano il portafoglio non sarete senza un soldo. Stessa accortezza con i documenti: gli originali teneteli sempre con voi (passaporto, patente, assicurazione) e poi mettete una copia cartacea in un bagaglio che rimane in hotel e mandatevi una copia digitale alla casella di posta elettronica.

Per prevenire multe e sanzioni vi consiglio di informarvi sulle regole del Paese che andate a visitare. Informatevi sulle regole stradali (limiti di velocità, ztl, etc…) ma anche sulle regole di comportamento (ad esempio se siete donne in alcuni Paesi musulmani dovrete indossare determinati abiti e assumere determinati atteggiamenti).

Abbiate l’accortezza di avere sempre con voi il cellulare carico e salvatevi i numeri di emergenza del Paese che visitate (polizia, ambulanza, vigili del fuoco, etc…), il numero del servizio clienti della vostra assicurazione viaggio e il numero della compagnia di autonoleggio.

• se avete bisogno di cure mediche dovete per prima cosa chiamare la vostra assicurazione, saranno loro a dirvi in che ospedale andare perché solo così copriranno gli eventuali costi!
• se forate, rompete il cristallo o l’auto vi lascia a piedi dovete chiamate l’agenzia di autonoleggio, saranno loro a mandarvi l’assistenza stradale dove serve e se il servizio è incluso nel contratto non tirerete fuori un centesimo!

E voi avete mai organizzato un viaggio fai da te? Se volete condividere errori ed esperienze scrivete nei commenti oppure mandatemi una email, sarò contenta di rispondervi 😊!

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Cercate ispirazione per un viaggio? Trovate tutti gli itinerari on the road e gli itinerari in città del blog qui: Mappa dei Post

Volete suggerimenti per una meta specifica in cui sono stata? Li trovate qui: Consigli di Viaggio

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